国家电网办〔2018〕153号《国家电网公司关于印发文书档案整理规范等九项档案业务规范的通知》VIP免费

— 1 —国家电网公司文件国家电网办〔2018〕153 号国家电网公司关于印发文书档案整理规范等九项档案业务规范的通知总部各部门、各分部，公司各单位：为加强公司档案业务建设，进一步提升档案整理的规范化、标准化水平，公司组织编制了《国家电网公司文书档案整理规范》《国家电网公司电网建设项目档案整理规范》《国家电网公司自身基建项目档案整理规范》《国家电网公司采购活动档案整理规范》《国家电网公司科学技术研究项目档案整理规范》《国家电网公司会计档案整理规范》《国家电网公司电网照片档案整理规范》《国家电网公司录音录像档案整理规范》《国家电网公司实物档案整理规范》，现予以印发，请遵照执行。— 2 —上述档案整理规范自 2018 年 7 月 1 日起生效实施，此前已完成的归档整理或正在进行的档案整理工作仍执行原有规范。国家电网公司2018 年 2 月 22 日（此件发至收文单位本部）规章制度编号：国网（办/ 4)923- 2018国家电网公司文书档案整理规范1范围本规范规定了国家电网公司文书档案整理的原则和方法。本规范适用于国家电网公司总(分)部及各级单位。2规范性引用文件下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。GB/ T18894- 2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/ T22- 2015归档文件整理规则DA/ T25- 2000档案修裱技术规范DA/ T31- 2017纸质档案数字化规范DA/ T38- 2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/ T48- 2009《基于 XML的电子文件封装规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第 10 号）《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2 号）《国家电网公司文件材料归档范围与档案保管期限规定》（国家电网办〔2017〕131 号）《电力工业企业档案分类表（0～5 大类）》3术语下列术语和定义适用于本规范。3. 1文书档案立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应归档保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。3. 2文书档案整理以件为单位，按照一定原则对归档文件进行组件、分类、排列、编号、编目、装盒、排架等，使之有序化的过程。3. 3件归档文件的整理单位。3. 4档号在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。4整理原则4. 1归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。4. 2归档文件以件为单位进行整理，区分不同价值，便于保管和利用。4. 3归档文件整理工作要在文档一体化管理基础上，以档案管理信息系统为辅助手段，保证归档纸质文件和电子文件整理协调统一。5整理要求5. 1组件（件的组织）5. 1. 1件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正文与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可合为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。5. 1. 2件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿在后；文件处理单在前，收文在后。合同在前，合同流转单在后。5. 1. 3修整5. 1. 3. 1归档文件装订前，应对不符合要求的文件进行修整。归档文件已破损的，按 DA/ T25 予以修复。字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。5. 1. 3. 2对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。5. 1. 4装订5. 1. 4. 1归档文件应按件装订。文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于档案的保护和管理。装订应尽量减少对文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。5. 1. 4. 2装订方式可用不锈钢钉在距文件左侧1厘米左右处进行装订；较厚的文件宜使用“三孔一线”的方式在左侧部位装订，棉线装订结应打在背面，留不多于 10mm的线头。幅面较大的文件应按 A4 幅面进行折叠。5. 1. 4. 3用于装订的材料，不能包含或产生损害文件制成材料的物质。不得用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。已装订成册的文件材料可以保持原样不变。5. 2分类5. 2. 1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致和稳定。5. 2. 2归档文件一般采用年度- 机构（问题）- 保管期限、年度- 保管期限- 机构（问题）等方法进行分类。5. 2. 2. 1归档文件跨年度时，一般应以成文日期为准。对于计划、总结、决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备考表中予以说明。5. 2. 2. 2机构分类法与问题分类法应选择其一，不能同时采用。采用机构分类法的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类法的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。国家电网公司总（分）部，省公司本部、直属单位本部原则上采用机构分类法。地市级及以下单位可根据实际情况选择分类方法。5. 2. 2. 3保管期限遵循《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，执行《国家电网公司文件材料归档范围与档案保管期限规定》，分为永久和定期两种，定期一般分为 30 年和 10 年。5. 3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5. 4编号5. 4. 1归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号、编制页号、加盖归档章。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。5. 4. 2档号编制档号由全宗号、年度、机构（问题）代码、保管期限、件号构成，各项之间用“- ”连接。示例如下：5. 4. 2. 1全宗号：公司各级立档单位的档案全宗代号。5. 4. 2. 2年度：文件的形成年度。以 4 位阿拉伯数字标注，如“2012”。5. 4. 2. 3机构（问题）：按机构分类的，填写机构名称代码。机构名称代码可根据单位情况，自行拟定 2 位阿拉伯数字标识。机构发生变动但主要职能未变时，机构代码保持不变。������001- 2016- 03- D30- 0010�������������按问题分类的，可填写《电力工业企业档案分类表（0～5 大类）》类目名称代号，一般分至二级类目。5. 4. 2. 4保管期限：分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。5. 4. 2. 5件号：单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0001”。手工填写归档章时，件号可从自然数“1”开始编写。5. 4. 3页号编制5. 4. 3. 1纸质归档文件一般应以件为单位编制页号。文件中有图文的页面为一页，空白页不编页号。5. 4. 3. 2页号应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。5. 4. 3. 3文件材料已印制成册并编有页号的，或拟编制页号与文件原有页号相同的，可保持原有页号不变。5. 4. 3. 4文件处理单和所附的文件正文应逐页编号。处理单可自“1”开始连续递增编制页号，直至处理单图文幅面结束；正文原有连续页号保持不变。发文稿纸和定稿应随正文顺次编制页号。5. 4. 3. 5编页应使用铅笔。5. 4. 4归档章5. 4. 4. 1归档文件应在文件首页右上端的空白位置处用红色印泥加盖归档章并填写相关内容。5. 4. 4. 2归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)等内容（见附录图 1）。归档章中页数采用阿拉伯数字标识，其他内容按照 5. 4. 2 填写。其中，保管期限也可以使用“永久”“30 年”“10 年”标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。6编目6. 1归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。6. 2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。6. 3归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，在档案管理信息系统中著录时应尽可能填写齐全。6. 3. 1序号：归档文件的顺序号。6. 3. 2档号：按照 5. 4. 2 编制。6. 3. 3文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。6. 3. 4责任者：制发文件的组织或个人，即制发机关或署名者。6. 3. 5题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ] ”。6. 3. 6日期：文件的成文时间。以国际标准日期表示法标注年月日，如 20100102。6. 3. 7密级：按文件实际标注情况填写。没有密级的不用标识。6. 3. 8页数：每件文件的页面总数；收文为文件处理单页数与正文页数之和。6. 3. 9备注：注释文件需说明的情况。6. 4归档文件目录打印输出时可选择不同的著录项目，生成盒内归档文件目录和年度归档文件目录两种，盒内文件归档目录随归档文件一并装盒。6. 4. 1盒内归档文件目录由档号、责任者、文号、题名、日期、页数和密级构成，编写方法同 6. 3。目录表格宜采用 A4幅面，竖向设置(见附录图 2. 1)。6. 4. 2年度归档文件目录应打印装订成册，由序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注组成，编写方法同 6. 3。目录表格应采用 A4 幅面，横向设置(见附录图 2. 2)。装订成册的年度归档文件目录，应编制封面。目录封面设置全宗号、全宗名称、年度等必填项，保管期限为选择项(见附录图3)。全宗名称应使用全称或规范化简称。年度归档文件目录可以按年装订成册，也可每年度区分保管期限装订成册。7装盒7. 1将归档文件按件号顺序装入档案盒，盒内排列顺序为盒内归档文件目录、文件材料、备考表。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。7. 2装盒时应填写档案盒封面、盒脊及备考表。7. 2. 1档案盒封面应标明全宗名称(见附录图 4)。7. 2. 2盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、机构(问题)、盒号等必备项（见附录图 5）。起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格。7. 2. 3备考表备考表置于盒内文件之后，不应印制在盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录图 6）。7. 2. 3. 1盒内文件情况说明：填写盒内文件的件数和总页数，文件的缺损、修改、补充、移出、销毁、以及与有关文件的互见号等情况。7. 2. 3. 2整理人：负责归档文件整理的人员署名。7. 2. 3. 3整理日期：填写归档文件整理完毕的日期。7. 2. 3. 4检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名。7. 2. 3. 5检查日期：填写归档文件检查完毕的日期。8....